Mangelnde Baudokumentation erhöhen Kosten und zeitlichen Aufwand

Hier wird ein Lösungsweg beschrieben. IP-Building und IP-ShareMedia ist u.a. Entwicklungs-, Kooperations- und Vertriebpartner . Fehlerhafte und unzureichende Dokumentation von Arbeitsprozessen und Mängeln auf Baustellen können sehr schnell zu erhöhten Kosten und zeitlichem Mehraufwand bei Bauprojekten führen. Zur technischen Vor-Ort-Unterstützung der Architekten, Projektleiter und Baugutachter bietet unser Kooperationspartner SKILLSoftware eine maßgeschneiderte Mobillösung zur Baudokumentation an. Der innovative Softwareentwickler aus Frankfurt am Main belegte übrigens mit „SKILLbaudoc“ im September den ersten Platz des Telekom-Innovationspreises 2012. Welche Funktionen SKILLbaudoc dem Benutzer bietet, zeigt der nachfolgende Anwenderbericht:

Das Problem ist als Hauptursache für massive Kostensteigerungen und Zeitverzüge bekannt und sorgt zu­dem für viel Streit zwischen den Baupartnern: Auf der Baustelle werden die meis­ten Entscheidungen getrof­fen, ohne dass ausreichend dokumentiert oder die Unter­lagen zu Rate gezogen werden kann. Die Dokumen­tation staubt in vielen tiefen Archiv-Kel­lern… Änderungen, neue Ideen, Fehler und Baumängel werden in Klad­den, Notizzetteln oder Notebooks protokolliert…bei der Bauausführung ist all das nicht verfügbar und wenn zwei verschiedene Meinungen eskalieren, dann ebenfalls nicht.

Inzwischen können mobile Telefone und PAD-Rechner die Pläne und Unterlagen auf die Baustellen übertra­gen und anzeigen. Mängel und Schwachstellen werden vor Ort mit Kameras festgehalten und die Berichte manchmal in Smartphones diktiert. Das erleichtert die Hälfte der Arbeit, aber dennoch steht später im Büro die mühsame Zusammenführung von Berichtsnotizen und passenden Bildern an. Das ist eine Strafaufgabe und leider auch nicht schneller als das Einsortieren von Papierakten.

Dann brauchte es noch ein intelligentes, dynamisches Ordnungssystem, das Bauvorgänge, Firmen, Kontak­te, Telefonnummern sowie Termine und Fristen, Wartungsperio­den verwaltet und zeitgenau wiedervorlegt. Es sollte Arbeitszeiten abrechnen, installierte Materialen und Daten­blätter kennen, Email erzeugen und entgegen nehmen. Und das Ganze dann in ansprechend gestalteten Berichten darstellen, wie es einem guten Planer, Gutachter oder Architekten geziemt.
Mehr braucht man fürs Erste wirklich nicht. Die Arbeitszeit würde erheblich produktiver, die Kosten sinken und -vor allem- viele Fehler und nachfolgende Streitereien vermieden. Einige auf Baurecht spezialisierte Anwäl­te müssten vermutlich schließen…

Bleibt die Frage, warum es diese Lösung nicht gibt. Nun zum einen sind die Pad-Rechner gerade erst auf den Markt gekommen und die Softwerker, die das Baugeschäft kennen, brauchen ihre Entwicklungszeit.

Ein erfahrenes Softwarehaus aus Frankfurt, SKILLsoftware, das für Häfele, Pfleiderer und Gardemann Arbeitsbühnen tätig ist, macht seinem Namen Ehre und entwickelt die Lösung.

Auf einer soliden Datenbank-basierenden CRM Applikation wurden Bauobjekte inte­griert, die sich weiter in Teil­pro­jekte, Gebäude, Etagen, Gewerke usw. gliedern lassen. Das Arbeits­team kann beliebige Aktivi­täten verlinken, von der Akquise, Angebotserstellung und Nachfassen bis zur Leistungs­erbrin­gung. Mails und Dokumente können direkt erzeugt und übermittelt werden, der Kommunikations­auf­wand sinkt dramatisch.

Die Mobilität wird durch BlackBerry Applikationen hergestellt, die Mängel dokumentieren, Leistungen und Zeiten erfassen, auch in funkfreien tiefen Kellern. Wenn wieder Telefonverbindung bestehen oder aus dem Büro gleichen die Applikationen mit der Zentrale die aktualisierten Daten ab. Das heisst, erledigte Aufträge oder neue Mängel werden in die Zentrale übertragen und vor dort können neue Aufträge gesandt werden, bedienerlos und jederzeit. Dazu wird ein Smartphone benötigt, aktuell von BlackBerry.

Jetzt wurde SKILLbaudoc erweitert um eine grafische Benutzeroberfläche, die zur besseren Orientierung dient. Bei regelmäßigen Arbeiten kann dies ein vereinfachter Baustrukturplan sein oder ein Foto, in denen die zu leistenden Arbeiten, Umbauten oder Mängel dokumentiert werden. Damit können Arbeitsaufträge fest­gelegt, Mängel dokumentiert, Gebäude bewertet oder die Facility strukturiert, verwal­tet, als Doku­ment, e-Mail oder Report gestaltet ausgegeben werden.

Insbesondere der Prozess der Mangelaufnahme über Dokumentation mit Text und Bildern für den Bauherren bis zur Mängelbesei­tigung ggf. nach Prüfungsstufen wird von SKILLbaudoc optimal unterstützt.

Als einzigartige Leistung bietet SKILLbaudoc zur schnelleren Orientierung im Bauobjekt vereinfachte Struk­tur­baupläne oder Fotos als Bildhintergrund, auf dem die Baumängel verortet und dokumentiert werden. Alle Mängeldaten werden eindeutig in der Gebäudestruktur zugeordnet und sind selektierbar und reportierbar.

SKILLbaudoc ist eine Browser- bzw. Web-basiert und läuft im Internet oder Intranet mit einer mobilen Appli­ka­tion auf PAD-Rechnern oder Smartphones. Damit werden wichtige Baudokumente auf die Baustelle geliefert und Pläne, Ideen oder Mängel vor Ort erfasst und in die Serverlösung synchronisiert.
Die Projekte können im Büro angelegt und auf der Baustelle per TabletPC ver­folgt, dokumentiert und geprüft werden – per Foto, Text, Bewertung, Prü­fung, Sta­tus uvm. Die Endgeräte bieten kom­plet­ten Prozessüber­blick, die Reportfunktion selektiert und bewertet die Daten in Män­gelberichten oder Gebäu­de­bewer­tungen zum Beispiel in pdf-Datei. Alle aktuellen Pläne und Datenblätter sind permanent verfügbar.

Projekte
Projekte werden mit Text, Strukturinformation, Bil­dern und externen Doku­men­ten ver­linkt; sie dienen als interne/exter­ne „elek­tronische Handak­te“ und kön­nen in Berichten ausgegeben werden. Sie wer­den mit Name, Adresse, Bauvorhaben und Auftraggeber angelegt und in z.B. Bauvor­haben, Ge­bäu­de, Ge­bäu­deteile, Ebe­nen/Geschosse gegliedert. Diese Kategorien und ihre zuge­ordneten Unterkate­go­rien werden mit einer interaktiven Bearbeitungs­grund­lage ( Plan ) ausgestattet und mit Aktivitäten ver­sehen.

 

Dynamische Aktivitäten
Aktivitäten wer­den auf dem Plan verortet und mit den Informationen und einem digitalen Datenarchiv ausge­stat­tet. Alle erfassten Daten werden in einer Datenbank gespeichert und sind in diversen Listen abrufbar.

Zu jeder Aktivität können Dateien ( Skizzen, Notizen, etc. ) in der Dokumentenab­la­ge ohne Beschränkung für die Anzahl an Aktivitäten/Mangelpunkten hinterlegt werden. Für jede Aktivität sind Prüfungen mit je drei Fotografien vorgesehen.
Alle Aktivitäten werden übersichtlich und farblich nach Status gekennzeichnet und entsprechend ihrer tat­säch­lichen Position auf der Plangrundlage hinterlegt. Bei Klick auf die entsprechende Aktivität öffnet sich das Aktivitätenfenster, und die Dokumentation kann beginnen. Alle Aktivitäten werden automatisch nummeriert, besitzen eine Dokumentenablage, Man­gelbeschreibung und Maßnahmenangabe/Bemerkung.

 

Mangelbuch

Social Web – Beziehungsmarketing
Eine weitere Benefit bietet der integrierte Beziehungsmanager, der die Verkaufschancen und Angebote aus­wertet und daraus gewonnene Erkenntnisse anzeigt: der Auftrag wurde gewonnen, weil… bzw. verloren …an welchen Wettbewerber und aus welchem Grund? In einem dynamischen grafischen Netz wird aus Daten umsatzträchtige Information: welches Unternehmen arbeitet mit wem zusammen oder steht in Wettbewerb zu welchen anderen, welcher meiner guten Partner könnte mich in diesem Projekt empfehlen, weil er schon länger mit dem Auftraggeber zusammenarbeitet? In welchen Projekten brauchen wir keinen Aufwand betreiben, weil der Bauherr mit unserem Wettbewerber eng befreundet ist.

Social Web – Interaktion der Benutzer
Inzwischen besteht sogar die Chance, die späteren Benutzer der Gebäude oder Anlagen von Anfang an in die Planung einzubeziehen. Bekanntermaßen werden mit Crowd Sourcing grundsätzliche Fehler des Übersehens wichtiger Parameter vermieden und die Akzeptanz durch die Benutzer der Immobilie herbeigeführt. Wenn die Wünsche und Vorstellungen der Benutzer in die Planung einfließen, steigert das die emotionale Bindung an ein Objekt und vermeidet unnötige Distanzen.
Das spezielle Modul Networker verwaltet Benutzergruppen und gibt ihnen spezifische Zugangsberichti­gun­gen zu den Planungsunterlagen und die Einstellung von gewichteten Kommentaren und Meinungsäus­serun­gen, die wiederum vom Panungsteam jederzeit eingesehen und bewertet werden können.
Dies kann auch live in Veranstaltungen mit Beteiligten und per Smartphone geschehen.

Technische Bedingungen
Auf dem Server werden die Daten verwaltet und den Clients bereitgestellt, bzw. mit den lokalen Applikation abgeglichen. SKILLbaudoc läuft auf Windows Web Servern ab 2003 mit SQL Datenbanken, 4 MB RAM, 500 GB Platte, entweder auf virtuellen Servern oder Kunden­ser­vern mit VPN Zugang, JBOSS und TOMCAT Lizenzen/Installationen.
SKILLbaudoc ist über Webserver überall im Netz verfügbar ( Cloud-Computing ). So können alle Beteiligten immer und überall, z.B. auch auf Baustellen, die aktuellen Pläne und Daten abrufen, per PC, Lap­top, Smartphone oder TabletPC.
Die Clients werden mit gängigen MS Internet Explorern oder Firefox aufgerufen und dargestellt.

Mobile Pads / Tablet-PCs
Die mobilen Systeme/native Applikationen unterstützen aktuell Motorola, BlackBerry oder Samsung Galaxy Pads (weitere folgen) sowie Touchbooks/Touchbooks mit Flash-Unterstüt­zung.
Lokale SKILLbaudocs arbeiten mit SQlite-Datenbank und synchronisieren Daten mit dem Server. Sie stehen auch in Gebäuden/Gebieten ohne Funktelefonnetz bereit. Auf BlackBerry Smartphones gibt es meh­re­re App­lika­tionen zur Auftragsausführung, z.B. für Facility-Manager oder Hand­wer­ker, die erle­dig­te Aufträge mit Arbeitszeiten oder neue Aufträge, Probleme und Mängel mit Notizen und Fotos in die Zentrale senden.

Datenstruktur der Stammdaten

Die Datenstruktur von SKILLbaudoc vor wird in SQL Datenbanken verwaltet und kann modifiziert werden. Sie besteht aus:
Projekt/ Projektname, Projektnummer, Bauvorhaben / BV, Auftraggeber / AG, usw. und 5 Kategorien
Kategorie 1  / Beispiel: Bauvorhaben
Kategorie 2  / Beispiel: Gebäude
Kategorie 3  / Beispiel: Gebäudeteil – Einheit
Kategorie 4  / Beispiel: Teilbereich/ Ebene
Kategorie 5  / Dynamische Aktivitäten mit automatischer Nummerierung und Datierung ( s. Schema Navigator )

Datenstruktur der Bewegungsdaten

Alle Daten mit Datum und Zeit, Bezeichnung, Aktivitätsklassifikationen ( wie Buch, Prü­fungs­stufe,… ),
Status: dringend / offen / in Arbeit / beobachten / erledigt,
Teilbereich / Ebene, Gebäudeteil / Einheit / Etage, Gebäude, Bauvorhaben, Auftraggeber / AG, Bauvor­haben, Projektnummer, Projekt / Projektname verwaltet. Alle Daten sind direkt an Bauteil, Objekt, Objektteil, Etage, Raum, Fassade, Technische Anlage, usw. gekoppelt.

Bedienerführung
Eine wesentliche Besonderheit von SKILLbaudoc ist die intuitive Bedienerführung bzw. Orientierung durch vereinfachte Baupläne oder Fotos, in denen Veränderungen, Mängel, Probleme usw. mittels markiert und mit Text, Beschreibung, Klassifizierung und Bildern gekennzeichnet werden. Die Daten werden strukturiert in der Datenbank gespeichert, können jedoch über die grafische Ober­fläche ( Bauplan, Foto, usw. ) navigiert werden. Gängige Formate wie pdf, png, jpeg, usw. Dateien sind dafür nutzbar.

Reports / Ausgabe der Dokumentation

Die Dokumentation erfolgt durch Auswahl von Gebäude, Etagen, Raum und Gewerk und wird in einem ein­fachen Editor erfasst und mit zugeordneten Bildern veranschaulicht. Es wird eine Reportvorlage für Scha­densgutachten angelegt und gegliedert ausgegeben. Gefiltert werden die einzelnen Reports nach Zeitraum, Projektnummer, Status, Mangel- oder Sachgebiets und den jeweils 5 Kategorien. Alle Akti­vitä­ten sind mit den zugehörigen Informationen, den Büchern entsprechend, und Fotos übersichtlich und chronologisch abrufbar.

Datenexport / Schnittstellen
Die erfassten Daten können in verschiedenen Formaten ASCII, DBF, Excel und pdf-Format einmalig/perio­disch für andere Applikationen exportiert werden.

IP-Building und IP-ShareMedia ist u.a. Entwicklungs-, Kooperations- und Vertriebpartner von SKILLsoftware.