Von Anderen lernen : Dokumentenmanagement 22.02.2011

So lautet der Titel einer neuen IP-ShareMedia und  IP-Building – Best Pracice Reihe. Konzept, Lösungs- und Anwendungserfahrung einer Branche soll einer „Anderen“ aufgezeigt, dargestellt werden.  Berthold  Thiel, IT Leiter der www.awo-hessensued.de mit seinen fast 2000 Mitarbeiter und 62 Außenstellen, wird am 22.02.2011 nicht nur Best Practice vortragen , sondern auch mit seinem Assistenten Björn Sauer demonstrieren. Professionelle Dienstleistungen – Das Unternehmen, so titelt eine Seite der Hompage der Gruppe, die ganz in der Tradition der Arbeiterwohlfahrt steht .“Die professionellen Dienstleistungen im sozialen Bereich sind in fünf gemeinnützigen Gesellschaften, die alle 100%ige Töchter des Bezirksverbandes der AWO Hssen-Süd sind, angesiedelt. Sie bieten qualifizierte Angebote und Leistungen, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht, und arbeiten nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen und hohen fachlichen Standards.“

Der Referent über das Unternehmen und IT Infrastruktur :

Berthold Thiel – Leiter der IT Abteilung der AWO Hessen-Süd seit 2000 Zuständig für 62 Außenstellen in ganz Hessen-Süd ( Alsfeld bis Bensheim ) Ca. 2000 MitarbeiterInnen ( MA ) gesamt, davon zur Zeit 650 am PC arbeitend. – Bis Ende 2011 sollen es 1500 MA sein.

Unsere Außenstellen sind unterschiedlich groß – je nach Einrichtungstyp Alten,- und Pflegeheime mit 50 – 100 MA davon z.Z. ca 20-25 am Bildschirm Jugendhilfeeinrichtungen mit 2 MA ( Beratungsstellen ) bis 25 MA ( Wohngruppen ) Kureinrichtung, Frauenhaus, Freizeitstätten, Ambul. Dienste im Jugend,- und Seniorenbereich.

Seit 1998 sind alle Einrichtungen über VPN rund um die Uhr mit der Zentrale in Frankfurt verbunden. Alle 4 Jahre werden sämtliche Geräte ausgetauscht, das Netz neu gestaltet und auf Stand gebracht. Wir setzen nur Microsoft- Produkte in einer Version ein. D.h. Windows Server 2008R2 und die SQL Server dazu Exchange 2010, SharePoint 2010, Navision ( ERP ) 5.2 Clients: Nur Windows 7 und Office 2010

Mit SharePoint haben wir in der Version 2001 angefangen und es wieder bleiben lassen, weil es zu umständlich war. Wiedereinstig mit der Version 2007 – jedoch nur als Testfeld um Strukturen erarbeiten zu können. Dies war nötig, da unsere Struktur sehr komplex und vielseitig ist und SharePoint weder nur als Dokumentenablage noch nur als Projektunterstützungsplattform dienen sollte.

Seit Dez. 2009 SharePoint ( 2010 Beta ) und seit April die Vollversion Enterprises wg. der Excel-Services.

Aufgebaut und in Betrieb ist eine autom. Dokumentenablage über alle Einrichtungs,- und Abteilungsstrukturen ( Berechtigungen ).

Dies funktioniert über Zentral gesteuerte sog. ContenTypes, die virtuelle Datei-Ordner abbilden und über Regeln für die Inhaltsorganisation gesteuert werden. Die User schreiben somit z.B. in Word einen Text oder in Excel eine Tabelle und schließen dann das Programm. Bevor nun das Programm schließt, erscheint ein Fenster in dem der User Pflichteingaben zu tätigen hat. Wenn er dies nicht macht, wird das Dokument nicht gespeichert. Sind sie gemacht, schließt das Programm und das Dokument wird anhand der sog. Tags autom. richtig abgelegt. Workflows sorgen dann ggfs. noch für weitere Benachrichtigungen.

Diesen Ablauf und der Aufbau dieser Funktionen mit SharPoint-Bord-Mitteln können / möchten wir live demonstrieren.

18 : 00 Für Teilnehmer Kostenfrei *

Ort : Host : TwoDo Kommunikations-Management GmbH , Bettina Jaeger,   Rotlintstraße 66 H , 60316  Frankfurt am Main – Nordend
Google Maps :   Google Maps

* Die Teilnahme wird durch die  SharePoint Usergroup Frankfurt Rhein Main ermöglicht.

Um eingeladen zu werden, die Newsletter von IP-Building  zu erhalten, hier zu bloggen, zu kommemtieren oder einfach sich als Anwender, Dienstleister und Anbieter vorstellen zu können muss man frau sich eintragen – registrieren. Falls Sie sich schon eingetragen haben ist hier
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Berthold Thiel

Leiter der IT Abteilung der AWO Hessen-Süd seit 2000

Zuständig für 62 Außenstellen in ganz Hessen-Süd (Alsfeld bis Bensheim)

Ca. 2000 MitarbeiterInnen (MA) gesammt –

Davon zur Zeit 650 am PC arbeitend. – Bis Ende 2011 sollen es 1500 MA sein.

Unsere Außenstellen sind unterschiedlich groß – je nach Einrichtungstyp

Alten,- und Pflegeheime mit 50 – 100 MA davon z.Z. ca 20-25 am Bildschirm

Jugendhilfeeinrichtungen mit 2 MA (Beratungsstellen) bis 25 MA (Wohngruppen)

Kureinrichtung, Frauenhaus, Freizeitstätten

Ambul. Dienste im Jugend,- und Seniorenbereich.

Seit 1998 sind alle Einrichtungen über VPN rund um die Uhr mit der Zentrale in Frankfurt verbunden.

Alle 4 Jahre werden sämtliche Geräte ausgetauscht – Das Netz neu gestaltet und auf Stand gebracht.

Wir setzen nur Microsoft- Produkte in einer Version ein.

D.h. Windows Server 2008R2 und die SQL Server dazu

Exchange 2010, SharePoint 2010, Navision (ERP) 5.2

Clients: Nur Windows 7 und Office 2010

Mit SharePoint haben wir in der Version 2001 angefangen und es wieder bleiben lassen, weil es zu umständlich war.

Wiedereinstig mit der Version 2007 – jedoch nur als Testfeld um Strukturen erarbeiten zu können. Dies war nötig da unsere Struktur sehr komplex und vielseitig ist und SharePoint weder nur als Dokumentenablage noch nur als Projektunterstützungsplattform dienen sollte.

Seit Dez. 2009 SharePoint (2010 Beta) und seit April die Vollversion Enterprises wg. der Excel-Services.

Aufgebaut und in Betrieb ist eine autom. Dokumentenablage über alle Einrichtungs,- und Abteilungsstrukturen (Berechtigungen).

Dies funktioniert über Zentral gesteuerte sog. ContenTypes, die virtuelle Datei-Ordner abbilden und über Regeln für die Inhaltsorganisation, gesteuert werden. Die User schreiben somit z.B. in Word einen Text, oder in Excel eine Tabelle und schließen dann das Programm. Bevor nun das Programm schließt, erscheint ein Fenster in dem der User Pflichteingaben zu tätigen hat. Wenn er dies nicht macht, wird das Dokument nicht gespeichert. Sind sie gemacht schließt das Programm und das Dokument wird anhand der sog. Tags autom. richtig abgelegt. Workflows sorgen dann ggfs. noch für weitere Benachrichtigungen.

Diesen Ablauf und der Aufbau dieser Funktionen mit SharPoint-Bord-Mitteln können/möchten wir live demonstrieren.